Privacyverklaring Brainphonics

Uw privacy is belangrijk voor ons. BrainPhonics verbindt zich ertoe om uw persoonlijke levenssfeer te beschermen en te respecteren. Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, doen we dat altijd in overeenstemming met de toepasselijke wetten en regels, met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”) en de Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is een document waarin wij duidelijk en transparant aangeven hoe we omgaan met de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt en/of onze diensten of producten bestelt, welke persoonsgegevens we verwerken, met wie we deze delen, welke maatregelen we nemen om uw privacy te beschermen, en welke rechten u hebt als gebruiker of klant. We raden u aan om dit beleid zorgvuldig door te nemen en er kennis van te nemen.

Deze privacyverklaring is niet van toepassing wanneer u op de hoogte bent gesteld van het feit dat er een alternatieve verklaring van toepassing is.

Onze privacyverklaring betreft de volgende aspecten:

  • Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke
  • Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens
  • (Categorieën van) persoonsgegevens die we verwerken
  • Rechtsgrond voor de verwerking van gegevens
  • Overdracht van persoonsgegevens
  • Doorgifte aan derde landen
  • Bewaartermijn van persoonsgegevens
  • Beveiliging en vertrouwelijkheid
  • Rechten van de betrokkene
  • Cookies
  • Overeenkomst en wijziging van de privacyverklaring

1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is de onderneming BrainPhonics BV, met haar maatschappelijke zetel te Sluisstraat 79/3.1, 3000 Leuven, België, met ondernemingsnummer 1013.011.877.

Bij vragen of klachten over uw persoonsgegevens of over onze gegevensverwerking en privacybeleid, aarzel dan niet om ons te contacteren via onderstaande contactgegevens:

  • E-mailadres:
  • Postadres: Sluisstraat 79/3.1, 3000 Leuven, België

2. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

Om gebruik te maken van onze website of onze diensten en producten, kunnen wij u om bepaalde persoonlijke gegevens vragen

De verwerking gebeurt om volgende doelstellingen te behartigen:

  • Om onze contractuele verplichtingen met u na te komen, zoals voor het beheren van bestellingen, betalingen en facturen;
  • Om onze website te beheren met het oog op een betere interne werking, zoals om ervoor te zorgen dat de inhoud van onze website zo optimaal mogelijk wordt weergegeven voor u en uw apparaat;
  • Om onze diensten te verbeteren, uw verzoeken af te handelen en ons aanbod beter af te stemmen op uw behoeften (betere klantenservice, ondersteuning en kwaliteitsbewaking);
  • Voor marktonderzoek, klantentevredenheidsonderzoeken, productontwikkeling en klinische studies eventueel in samenwerking met derden, met het oog op de ontwikkeling van nieuwe research & development studies;
  • Om (potentiële) klanten te identificeren en gerichte marketinginformatie over onze (nieuwe)producten, diensten, aanbiedingen en promoties die relevant zijn voor hun behoeften, te verstrekken;
  • Om contactgegevens van professionals in de gezondheidszorg te verzamelen voor netwerking, samenwerkingen of partnerschappen die de verkoop en distributie van medische apparatuur kunnen bevorderen;
  • Voor de preventie van frauduleus of illegaal gebruik van onze producten en diensten, bijvoorbeeld om uw identiteit te verifiëren.

3. (Categorieën van) persoonsgegevens die we verwerken

We verwerken verschillende persoonsgegevens, zoals onder andere:

A. Gegevens die u aan ons verstrekt:

  • Identiteitsgegevens (bv. naam, titel, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, adres, etc.);
  • Informatie door het invullen van formulieren op onze website of door een communicatie met ons per telefoon of per e-mail;
  • Informatie door het maken van een profiel op onze website inclusief gebruikersnaam en wachtwoorden;
  • Financiële gegevens en transactiegegevens voor het afhandelen van bestellingen;
  • Marketing- en communicatiegegevens, inclusief uw marketingvoorkeuren en uw abonnementen op onze publicaties;
  • Uw feedback, inclusief feedback van u over onze sites en onze producten en diensten in het algemeen;

B. Gegevens die we over u verzamelen wanneer u een bezoek brengt aan onze website:

  • Gegevens over het IP-adres dat is gebruikt om verbinding te maken met het internet, inclusief informatie over het browsertype en de -versie, de tijdzone, de soorten en versies van browserplug-ins, en het besturingssysteem en platform;
  • De identificatie van uw toestel waarmee u de website bezoekt;
  • De gegevens over uw bezoek aan onze website (bv. duurtijd, interactie, datum en tijdstip, etc.)

C. Gegevens verkregen van derden:

  • Dit zijn gegevens die we van derden ontvangen als u een andere website/applicatie dan de onze gebruikt die adverteert of gebruik maakt van onze diensten. We werken nauw samen met derden (waaronder zakenpartners, onderaannemers voor technische diensten, betalings- en leveringsdiensten, advertentienetwerken, aanbieders van analyses, aanbieders van zoekgegevens) en we zullen de gegevens die we van hen ontvangen, verzamelen en verwerken.

4. Rechtsgrond voor de verwerking van gegevens

Wij verwerken uw gegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

  • De legitieme belangen van BrainPhonics, voor zover dit geen afbreuk doet aan uw fundamentele rechten en vrijheden, zoals om uw voorkeuren te kennen, ons productaanbod beter te kunnen personaliseren of onze website te beveiligen;
  • Uw toestemming (bv. voor marketingdoeleinden);
  • Een contractuele relatie tussen BrainPhonics en de cliënt die ontstaat wanneer deze gebruikmaakt van onze producten of diensten;
  • Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan BrainPhonics onderworpen is.

5. Overdracht van persoonsgegevens

Voor bepaalde diensten of producten behouden wij het recht om uw persoonsgegevens te delen met onze partners. Alsook, indien de wet ons verplicht uw gegevens bekend te maken, zullen wij genoodzaakt zijn dit te doen.

6. Doorgifte aan derde landen

We kunnen uw gegevens overdragen naar bestemmingen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) wanneer dit nodig is om (i) een van de in punt 2 genoemde doeleinden te realiseren en/of (ii) uw gegevens te delen met derden, zoals aangegeven in punt 5 van deze privacyverklaring.

Volgende beveiligingsmechanismen dragen bij tot het toezicht van gegevens die worden doorgegeven aan landen buiten de EER:

  • Artikel 45 AVG: de wetten van het land waarnaar uw gegevens doorgegeven worden, bieden een passend niveau van gegevensbescherming aan;
  • Artikel 46.2 AVG: de doorgifte valt onder de door de Europese Commissie goedgekeurde clausules inzake gegevensbescherming of onder het EU-US-Privacy Shield;
  • De doorgifte is gebaseerd op bindende bedrijfsvoorschriften (artikel 47 AVG), een goedgekeurde gedragscode (artikel 40 AVG); een goedgekeurd certificeringsmechanisme (artikel 42 AVG); een goedgekeurde overeenkomst inzake gegevensdoorgifte (artikel 46.3 AVG); clausules inzake gegevensbescherming die zijn aangenomen door de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit (artikel 46.2 AVG)

Indien u hiervoor expliciet toestemming hebt gegeven, kunnen wij uw gegevens ook delen met externe dienstverleners die relevante producten of diensten aanbieden. U kunt uw toestemming hiervoor te allen tijde intrekken.

Voor meer informatie, gelieve contact op te nemen via bovenstaande contactgegevens (zie punt 1).

7. Bewaartermijn van persoonsgegevens

Uw gegevens worden door ons bewaard voor zolang wij dit redelijkerwijs nodig achten voor het bereiken van onze doeleinden (uiteengezet in deze privacyverklaring) en zoals vereist en/of toegelaten volgens de toepasselijke wetgeving.

In het bijzonder zullen wij:

  • Wij bewaren uw aankoopgegevens zo lang als nodig is voor facturatie, betaling en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. In overeenstemming met fiscale en boekhoudkundige verplichtingen worden factuurgegevens bewaard voor de wettelijk vereiste periode. Na afloop van deze periode worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd;
  • Uw gegevens over uw online opzoeking slechts zolang bewaren als nodig om de gevraagde gegevens te bezorgen; Tenzij:
  • Het noodzakelijk is uw gegevens te verwerken in verband met een lopend of mogelijk geschil. In dat geval bewaren wij uw gegevens tot het geschil is afgerond; en/of Het vereist is uw gegevens te behouden om te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen. In dat geval bewaren wij uw gegevens zolang als wettelijk regel voorschrijft. Wanneer het doel van de gegevensopslag niet langer relevant is of de wettelijke bewaartermijn, vastgelegd door de Europese of Belgische wetgever, is verstreken, worden de persoonsgegevens in overeenstemming met de wettelijke vereisten automatisch verwijderd.

8. Beveiliging en vertrouwelijkheid

Wij nemen de nodige maatregelen om uw gegevens te beveiligen en te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang/vrijgave. Wij behandelen uw persoonsgegevens altijd met confidentialiteit.

Alle gegevens worden opgeslagen op beveiligde, versleutelde servers. Er zullen regelmatig beveiligingsupdates gehouden worden, inclusief automatische patching. Onze apparatuur zal beveiligd worden met antivirus- en anti-malwareprogramma’s.

Als wij u een wachtwoord hebben verstrekt (of als u zelf een wachtwoord heeft gekozen) om toegang te krijgen tot bepaalde delen van onze website, bent u zelf verantwoordelijk om het dit wachtwoord vertrouwelijk te houden. We verzoeken u dit wachtwoord niet met anderen te delen.

Onze website kan van tijd tot tijd links bevatten van en naar websites en/of applicaties van onze partnernetwerken, adverteerders en filialen. Voor zover er hyperlinks of banneradvertenties met hyperlinks worden gebruikt om toegang te krijgen tot websites en/of toepassingen van derden, dient u zich ervan bewust te zijn dat deze websites en/of toepassingen van derden niet door ons worden gecontroleerd en hun eigen privacybeleid hebben. Daarom zijn zij niet onderworpen aan dit privacybeleid en aanvaarden wij geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor dit beleid. Controleer dit beleid voordat u gegevens naar deze websites en/of applicaties stuurt.

9. Rechten van de betrokkene

U, als individu, heeft een aantal rechten die betrekking hebben op de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze rechten kunnen worden uitgeoefend door contact op te nemen via bovenstaande contactgegevens (zie punt 1). Onderstaande lijst geeft een niet-limitatieve opsomming van uw rechten weer:

  • U heeft te allen tijde het recht op een inzage van uw verwerkte persoonsgegevens die door ons worden bewaard;
  • U heeft het recht om, indien uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, de verbetering van uw gegevens te vragen;
  • U heeft onder bepaalde omstandigheden het recht een kopie van uw persoonsgegevens op te vragen in een gestructureerd, gangbaar en machine leesbaar formaat.
  • U heeft onder bepaalde omstandigheden het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens stop te zetten of te blokkeren. Hierdoor mogen wij uw gegevens niet meer gebruiken, enkel opslaan;
  • U heeft onder bepaalde omstandigheden het recht om te vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist;
  • U heeft ook het recht bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking, waaronder verwerking ten behoeve van direct marketing.

Als onze verwerking van uw persoonsgegevens specifiek is gebaseerd op uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Dit omvat onder andere uw recht om uw toestemming in te trekken voor het gebruik van uw gegevens ten behoeve van direct marketing.

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit over de manier waarop wij uw gegevens verwerken.

Voor alle hierboven genoemde verzoeken kunt u een e-mail sturen naar met als onderwerp “Verzoek i.v.m. privacy van gegevens.”

Bij een verzoek om inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens kunnen wij u vragen uw identiteit te verifiëren. Dit gebeurt bij voorkeur via een reeds bekend e-mailadres of telefoonnummer. Alleen als er redelijke twijfel bestaat over uw identiteit, kunnen wij u verzoeken aanvullende informatie te verstrekken, zoals een gedeeltelijk afgeschermde kopie van uw identiteitsbewijs. Wij zullen deze informatie uitsluitend gebruiken voor verificatiedoeleinden en deze na controle verwijderen. We streven ernaar om uw verzoek zo snel mogelijk te behandelen. Mocht het meer dan een maand duren om uw verzoek af te handelen, dan brengen we u hiervan tijdig op de hoogte.

10. Cookies

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij gebruik maken van cookies. Deze cookies zorgen voor een eenvoudigere navigatie en verbeteren uw gebruikservaring. Het geeft ons ook de mogelijkheid om onze website te verbeteren. U kunt het gebruik van onze cookies weigeren, maar houd er rekening mee dat dit uw toegang tot bepaalde functies van de website kan beperken.

11. Overeenkomst en wijziging van de privacyverklaring

Door deze website te gebruiken, bevestigt u dat u kennis heeft genomen van het privacybeleid en instemt met de daarin beschreven wijze van gegevensverzameling en -gebruik.

Deze privacyverklaring verklaring kan mogelijks van tijd tot tijd worden gewijzigd door veranderingen binnen het wetgevend kader of binnen onze organisatie. Het is aan te raden om deze privacyverklaring regelmatig opnieuw te raadplegen.

Door de website te blijven gebruiken nadat er wijzigingen in deze privacyverklaring zijn doorgevoerd, accepteert u deze aanpassingen. De laatste update van deze privacyverklaring vond plaats op 21 mei 2025.